Klantenservice is een belangrijk onderdeel van een bedrijf. Klanten kunnen er terecht voor vragen en verzoeken. Is je klantenservice niet in orde, dan is de kans groot dat ze naar de concurrent gaan. Hoe bied je goede klantenservice aan? In dit artikel vind je een paar handige tips.
Zorg voor orde en overzicht
Al het personeel van je klantenserviceteam moet weten wat ze moeten doen en wanneer het moet gebeuren. Niemand wil in een situatie terechtkomen waarin iedereen rondloopt als een kip zonder kop. In plaats daarvan zou je team beslissend moeten zijn en de basis moeten liggen bij het oplossen van problemen. Daarom is een service desk met taakbeheer onmisbaar. Op die manier kun je vragen en verzoeken toewijzen en sorteren aan individuele gebruikers. Niemand hoeft meer tijd te besteden aan het zoeken de juist categorie voor een vraag. In plaats daarvan gaat de service desk gewoon naar de inbox voor de juiste toegewezen taak. Daarmee besparen ze veel tijd en worden problemen sneller opgelost.
Breng de geschiedenis van vragen en verzoeken in kaart
Fouten gebeuren nu eenmaal. De kunst is om te begrijpen wat er is gebeurd en om stappen te nemen om het in de toekomst te voorkomen. Zodoende is service desk software die precies registreert wat je klanten doen essentieel. De juiste software brengt de geschiedenis van bepaalde vragen en verzoeken in kaart. Het toont alle wijzigingen die zijn aangebracht. Als er iets mis is gegaan, kun je zien wat er precies is gebeurd en wie het heeft gedaan. Op die manier los je niet alleen het probleem op, maar weet je ook met wie je moet praten om te voorkomen dat het opnieuw gebeurt.
Software geeft informatie over je producten
Wanneer je een klant helpt met een product is het belangrijk om precies te weten over welk product hij of zij het heeft. Natuurlijk moet het serviceteam alle productlijnen kennen, maar ze zijn niet onfeilbaar. Ze zullen soms toch bepaalde dingen moeten opzoeken. Gelukkig is er tegenwoordig speciale software beschikbaar die dat voor ze doet. Het geeft alle informatie over een product, in welke categorie het hoort, wanneer het gekocht is en wanneer de garantie afloopt. Dit geeft een support team meer informatie, waardoor ze grondiger handelen en problemen en verzoeken van de klant sneller oplossen.
Verzamel zoveel mogelijk informatie
Als bedrijf moet je constant informatie verzamelen over de prestaties van je service team. Hoe kan het anders of op welke manier kunnen problemen in de toekomst voortaan worden opgelost? Software dat je helpt om rapporten te genereren is wat dat betreft erg handig. Bovendien kun je op deze manier van alles bijhouden zoals:
-
- Het aantal problemen en verzoeken dat er binnenkomt.
- Het aantal oplossingen dat is gegeven.
- De gemiddelde tijd die het kost om een probleem op te lossen.
Dit alles is belangrijke informatie die een bedrijf en service team kan helpen om te verbeteren. De juiste software helpt je om sneller en efficiënter te werken, en dit is zowel goed voor het bedrijf als de klant. We wensen je veel succes!
